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Conditions Générales


Application et validité :

Les conditions générales sont applicables à toutes les commandes de prestations de services qui
sont passées à l'asbl « Ludotium », dont le siège social est établi Rue des Raspailles, 11 à 5340
Haltinne (Belgique) et dont le numéro BCE est 0556.836.220.

Les présentes conditions générales sont seules applicables à l’exclusion de toutes autres, sauf
conditions particulières établies ou accord écrit de notre part.

L'asbl « Ludotium » pourra modifier les présentes conditions générales à tout moment, sous
réserve de faire apparaître ces modifications sur le site web www.ludotium.com.

Les conditions en ligne au moment de la commande restent d’application pour cette commande.
Le client est censé en avoir pris conscience et en avoir accepté toutes les clauses.

L'organisateur remettra à l'asbl « Ludotium » ou un de ses représentant, une copie signée du
contrat ou un accord écrit de prestation, ce au moins un mois calendrier avant la date d'exécution des prestations.

Offre et Prix :

L’offre de prix est faite sur la base des informations fournies par le client. En cas de modifications
quelconque de la prestation souhaitée, le Prestataire est autorisé à adapter le tarif de sa
prestation voir l'annuler sans dédommagement quelconque du client.

L'offre de prix constitue un forfait qui sera facturé au client pour les services indiqués dans l'offre,
en ce compris les éventuels frais de fonctionnement.

Les prix sont libellés en euros, HORS TVA (régime de franchise de TVA).
En cas d’assujettissement à la TVA en France, les prix seront ajustés conformément à la réglementation française et seront majorés de la TVA en vigueur. 
Toute modification du régime fiscal ou de la TVA sera répercutée sur les factures en cours, sous réserve d’information préalable du client.

Les prix ne visent que la fourniture de prestations de services décrites dans le contrat et les
conditions particulières à l’exclusion de tous autres travaux et prestations. Si des services
supplémentaires sont commandés par le client, ils lui seront facturés d'un forfait de 75 euros par
personne et par heure de prestation, dans la mesure de la possibilité de réalisation de ces

services.

Paiement :

L'organisateur dispose d’un délai de 30 jours calendrier, à compter de la date figurant sur la
facture, pour régler en totalité le prix des prestations fixé, au crédit du compte de l'association dont les coordonnées sont les suivantes : 
​ ​IBAN BE15.0689.4426.6230
​ ​BIC GKCCBEBB

Tout retard de paiement entraînera une majoration, de plein droit et sans mise en demeure, à raison de 1 % par mois de retard, exigible à partir du 31e jour suivant la date d'échéance de la facture, conformément à la loi belge.

Tout rappel envoyé à l’organisateur qui n’a pas réglé l’intégrité de sa facture, pourra être facturé
5€ par courrier simple envoyé et de 10€ par courrier recommandé, sans préjudice d’éventuels frais d’huissier qui seront également mis à charge de l’organisateur.

Toute réclamation relative à une facture devra être transmise au plus tard huit jours calendrier
après sa réception, par e-mail envoyé à l’adresse info@udotium.com et confirmé le même jour par courrier postal envoyé au siège social du Prestataire.
A défaut du respect de ces conditions de délais et de formes, le client ne pourra plus contester cette facture.

Rétractation et Annulation :

Toute commande passée par le client, que ce soit via le site internet du Prestataire, un e-mail ou
par téléphone, engage le client dès validation de celle-ci. Lors de toute commande passée par le client, celui-ci recevra un accusé de réception par e-mail comportant la confirmation de l’enregistrement de sa commande par le Prestataire.

1. Annulation par le client

Toute annulation de prestation par le client doit être notifiée par écrit (email à info@ludotium.com ou courrier postal) et respectera les conditions suivantes :

Délai d’annulation Frais applicables Montant remboursé
Plus de 30 jours avant 20 € (frais administratifs) Montant total – 20 €
Entre 30 et 15 jours avant 50 % du montant total 50 % du montant total
Moins de 15 jours avant 100 % (sauf force majeure*) Aucun remboursement

*En cas de force majeure (maladie, décès dans la famille, etc.), le client devra fournir une preuve écrite (certificat médical, acte officiel, ... ) dans les 7 jours suivant l'annonce d'annulation pour cas de force majeure. LudOtium proposera alors un report de la prestation ou un avoir valable 12 mois. En l'absence de preuve écrite parvenue à Ludotium dans les délais prévus, 50% du montant total de la commande reste dû afin de couvrir les coûts irréversibles engagés par Ludotium.

2. Annulation par LudOtium

LudOtium s’engage à informer le client dans les meilleurs délais en cas d’annulation de prestation. Les modalités sont les suivantes :

  • Remboursement intégral sous 14 jours par virement bancaire, sauf en cas de :

    • Force majeure (intempéries, maladie d’un intervenant clé, grève des transports, etc.) : LudOtium proposera un report ou un avoir valable 12 mois.
    • Non-respect des Conditions Générales par le client (ex. : retard de paiement).

LudOtium fournira une justification écrite en cas d’annulation pour force majeure (ex. : certificat médical, bulletin météo officiel, indisponibilité fortuite du matériel nécessaire à l'accomplissement du service pour cause de vol, destruction, dysfonctionnement grave ou autre).

Exécution des prestations :

Le Prestataire s’engage à mettre tout en oeuvre pour offrir à ses clients une haute qualité de
services.
Le Prestataire est en droit de faire exécuter les services commandés par tout collaborateur
ou sous-traitant de son choix, sous sa responsabilité de droit commun.
Le Prestataire se réserve le droit de refuser d'honorer une commande d'un client qui n'aurait
pas réglé totalement ou partiellement une commande précédente ou avec lequel un litige de

paiement serait en cours.

Assurances :

Une copie du contrat d’assurance RC souscrit par l’asbl « Ludotium » peut être fournie à
l’organisateur, sur demande.
L’organisateur reconnaît avoir pris les dispositions nécessaires quant aux assurances
obligatoires pour la manifestation dans le cadre de laquelle s’inscrit le contrat (RC
organisation et/ou autre)

Confidentialité et dispositions juridiques

1. Protection des données personnelles

LudOtium s’engage à traiter les données à caractère personnel conformément :

  • Au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) (UE 2016/679).
  • À la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des données personnelles.

Finalités du traitement : Les données collectées (nom, coordonnées, emails, etc.) sont utilisées uniquement pour :

  • La gestion des prestations et des contrats.
  • La communication avec le client (ex. : confirmations, factures, informations pratiques).
  • Le respect des obligations légales (ex. : comptabilité, assurances).

Durée de conservation : Les données sont conservées pendant 5 ans à compter de la fin de la prestation, sauf obligation légale de conservation plus longue.

Droits des clients : À tout moment, le client peut exercer les droits suivants, sans justification et gratuitement :

  • Accès : Demander une copie de ses données personnelles.
  • Rectification : Corriger ou mettre à jour ses informations.
  • Effacement : Supprimer ses données (sous réserve des obligations légales de LudOtium).
  • Opposition : Refuser le traitement de ses données pour des motifs légitimes.
  • Portabilité : Récupérer ses données dans un format structuré.

Comment exercer ces droits ? Le client peut envoyer sa demande :

  • Par email : info@ludotium.com (avec une copie de sa pièce d’identité pour vérification).
  • Par courrier : LudOtium, Rue des Raspailles 11, 5340 Haltinne (Belgique).

LudOtium répondra dans un délai maximum d’1 mois.

2. Protection de l’image

Conformément au droit belge sur la protection de l’image (art. 10 du Code civil et loi du 30 juin 1994 sur le droit d’auteur), LudOtium se réserve le droit :

  • De refuser la diffusion de photos ou vidéos prises lors de ses activités, si celles-ci portent atteinte à la vie privée, à l’image de l’ASBL ou de ses membres.
  • D’utiliser les images réalisées dans le cadre de ses activités uniquement à des fins promotionnelles ou pédagogiques, sauf opposition écrite du client.

Droit d’opposition : Le client peut s’opposer à l’utilisation de son image en envoyant un email à info@ludotium.com.

Propriété intellectuelle :

1. Droits de propriété

L’ensemble des éléments graphiques, textuels et multimédias créés ou utilisés par LudOtium, y compris (sans s’y limiter) :

  • Les logos, marques, et noms commerciaux (ex. : "LudOtium", "CustOm", "Brasserie historique").
  • Les photos, vidéos, et illustrations produites dans le cadre de ses activités.
  • Les modèles, supports pédagogiques, et documents contractuels.
  • Les contenus éditoriaux (textes, descriptions, scénarios de reconstitution).

sont la propriété exclusive de l’asbl LudOtium ou de ses partenaires détenteurs des droits.

2. Utilisation et reproduction

Toute reproduction, diffusion, modification, ou utilisation (partielle ou totale) des éléments cités ci-dessus, quel que soit le support (numérique, papier, audiovisuel, etc.), est strictement interdite sans l’autorisation écrite préalable de LudOtium ou des détenteurs des droits.

Exceptions autorisées :

  • L’utilisation personnelle et non commerciale (ex. : partage d’une photo sur un réseau social personnel, avec mention de la source).
  • L’utilisation pédagogique ou scientifique, sous réserve de citer clairement la source (ex. : "© LudOtium – [année]").

Demande d’autorisation : Pour toute utilisation autre que celles citées ci-dessus, le client ou tiers doit adresser une demande écrite à :

  • Email : info@ludotium.com
  • Courrier : LudOtium, Rue des Raspailles 11, 5340 Haltinne (Belgique).

LudOtium répondra sous 15 jours ouvrables.

3. Protection des créations

LudOtium se réserve le droit de poursuivre toute utilisation non autorisée de ses éléments protégés, conformément :

  • Au Code de droit économique belge (Livre XI – Propriété intellectuelle).
  • Aux règlements européens sur les droits d’auteur et les marques.

En cas de contrefaçon ou d’usage abusif, LudOtium pourra exiger :

  • La cessation immédiate de l’utilisation.
  • Le retrait des contenus litigieux.
  • Une indemnisation pour préjudice subi.

4. Cession de droits

LudOtium peut, à sa discrétion, autoriser l’utilisation de ses éléments protégés dans le cadre de partenariats ou de projets collaboratifs. Cette autorisation fera l’objet d’un accord écrit spécifique, précisant :

  • La durée de l’autorisation.
  • Les modalités d’utilisation (support, contexte, mention obligatoire).
  • Les éventuelles contreparties (financières ou autres).


Droit applicable et règlement des litiges

1. Règlement des litiges

Toute contestation relative à l’exécution des prestations ou aux présentes conditions devra d’abord faire l’objet d’une tentative de règlement amiable entre les parties.

Procédure :

  1. Le client adresse sa réclamation par écrit à LudOtium (email ou courrier).
  2. LudOtium répondra sous 15 jours ouvrables avec une proposition de solution.
  3. En l’absence d’accord, le litige pourra être soumis aux Cours et Tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Namur, qui seront seuls compétents.

2. Droit applicable

Les présentes conditions sont régies par le droit belge. Pour les prestations réalisées en France, le droit français s’applique. Tout litige sera soumis en priorité à une médiation. À défaut d’accord, les tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Namur (Belgique) ou du lieu de réalisation de la prestation (France) seront compétents.